🗓️La prise de rendez-vous en ligne

#11.1 — À quoi ça sert ?

Les habitants réservent en ligne un créneau en mairie (carte d’identité, passeport, urbanisme…). Confirmation par e-mail, fini les appels téléphoniques.

#11.2 — Le tableau de bord des rendez-vous

Cliquez sur Rendez-vous. En haut, un bouton ▶️ Ouvrir / ⏸️ Fermer le service. Des tuiles indiquent les RDV du jour, de la semaine et en attente de validation (boutons ✓ Confirmer / ✗ Refuser).

#11.3 — Tout régler, dans l’ordre

1. Agents (Rendez-vous › Agents) : nom du service/agent, fonction, e-mail (reçoit les nouveaux RDV), case Actif. Réordonnez avec ▲ ▼.
2. Motifs (› Motifs) : libellé, durée (en minutes), description, modalités proposées (cases présentiel / téléphone / visio — si plusieurs, l’habitant choisit), et les agents qui assurent ce motif.
3. Créneaux (› Créneaux) : pour chaque agent, le schéma hebdomadaire (jour + de/à). Les créneaux des semaines à venir sont générés automatiquement.
4. Exceptions (› Exceptions) : fermetures (jours fériés, congés) ou ouvertures exceptionnelles, par agent ou pour tous.

#11.4 — Les réglages du service

Dans Paramètres (du module RDV) : service ouvert/fermé + message d’indisponibilité, validation manuelle de chaque RDV (sinon confirmation automatique), délai minimum avant un RDV et délai maximum à l’avance, anti-spam (nombre de RDV par habitant et par semaine + petit calcul anti-robot), e-mail de notification global, et anonymisation automatique des données (par défaut au bout de 6 mois).

#11.5 — Suivre et consulter les réservations

› Réservations : la liste filtrable, avec 6 statuts (En attente, Confirmé, Annulé (citoyen), Annulé (agent), Passé, Absent) et un détail par RDV. › Agenda : une vue Semaine / Mois de tous les rendez-vous.

#11.6 — Les e-mails et l’annulation

Tout est automatique : accusé de réception, confirmation quand vous validez, rappel la veille (J-1), e-mail à l’agent. L’habitant peut annuler ou reporter lui-même via un lien personnel reçu par e-mail.

#11.7 — En pratique : ouvrir le service de rendez-vous

Objectif : démarrer la prise de rendez-vous en quelques minutes.

1. Rendez-vous. Si le module est vide, cliquez sur « Appliquer le profil Mairie standard » : il crée d’un coup un secrétariat (lun-ven 9h-12h / 14h-17h) et trois motifs.
2. Ajustez si besoin : Agents (nom, e-mail qui reçoit les RDV), Motifs (libellé, durée, modalité présentiel/téléphone/visio), Créneaux (horaires hebdomadaires), Exceptions (jours fériés, congés).
3. En haut, cliquez sur ▶️ Ouvrir le service.
4. Ajoutez un lien vers /rdv/ dans un menu (Chapitre 14) pour que les habitants trouvent la prise de rendez-vous.
5. Les réservations arrivent dans › Réservations ; si vous avez choisi la validation manuelle, ✓ Confirmez-les.

#11.8 — Questions fréquentes

Comment démarrer vite sans tout configurer ?

Le bouton « Appliquer le profil Mairie standard » met en place un secrétariat complet et trois motifs. Il ne vous reste plus qu’à ajuster.

Les habitants ne trouvent pas la prise de rendez-vous.

Il manque probablement un lien vers /rdv/ dans un menu (Chapitre 14). Ajoutez-le pour rendre le service accessible.

Où se règle le présentiel / téléphone / visio ?

Sur le motif (et non sur l’agent). Si vous cochez plusieurs modalités pour un motif, l’habitant choisit la sienne au moment de réserver.

Les rappels de la veille ne partent pas.

Les rappels J-1 (et les purges automatiques) nécessitent que la tâche planifiée (cron) soit active sur l’hébergement. Si ce n’est pas le cas, demandez à votre prestataire de l’activer.

Un habitant peut-il annuler lui-même ?

Oui : il reçoit un lien personnel par e-mail et peut annuler ou reporter son rendez-vous sans vous appeler.