Les formulaires
#8.1 — À quoi ça sert ?
Le module Formulaires reçoit les messages des habitants (contact, signalement, demande…). Chaque formulaire est aussi le moteur d’une démarche en ligne (Chapitre 9). Les réponses arrivent par e-mail et se traitent dans HelloMairie.
#8.2 — La liste des formulaires
Cliquez sur Formulaires. En haut, une section « ⏳ À traiter » regroupe les formulaires qui ont des demandes nouvelles ; en dessous, tous les formulaires, avec un badge ✓ Actif / ⏸ Inactif et le nombre de réponses.
#8.3 — Régler un formulaire
Ouvrez un formulaire pour régler : Titre, Description, E-mail destinataire des réponses, Message de succès (affiché à l’habitant après envoi), case « Envoyer un accusé de réception », case « Formulaire actif ».
#8.4 — Les questions (champs)
Ajoutez / modifiez / supprimez / réordonnez (▲ ▼) les questions. Pour chacune : Libellé, Type, case Obligatoire, et la liste d’Options (pour les listes déroulantes ou cases à cocher). Types disponibles : texte court, e-mail, téléphone, texte long, menu déroulant, cases à cocher, boutons radio, date, et mention RGPD (consentement). Un champ anti-spam invisible est ajouté automatiquement.
#8.5 — Lire et traiter les réponses
Ouvrez la boîte de réception d’un formulaire. Trois onglets : À traiter, Terminées, 🗑 Corbeille. Chaque demande porte une référence automatique (DEM-2026-0001). Faites évoluer son statut avec les boutons : 🟠 Prendre en charge, 🟢 Marquer traité, ⚪ Ne pas retenir.
#8.6 — Insérer un formulaire dans une page
Collez le code [form:nom-du-formulaire] dans le contenu d’une page pour y afficher le formulaire.
#8.7 — Durée de conservation (RGPD)
Les réponses sont conservées un temps limité, réglé dans les Paramètres (par défaut 1095 jours = 3 ans), puis supprimées automatiquement. Certaines démarches « registre » (recensement, canicule…) sont au contraire conservées durablement.
#8.8 — En pratique : traiter une demande de contact reçue
Objectif : répondre à un habitant et suivre l’avancement de sa demande.
- Formulaires : en haut, la section « ⏳ À traiter » regroupe les formulaires qui ont des demandes nouvelles. Ouvrez celui concerné.
- Dans la boîte de réception, onglet À traiter, cliquez sur la demande (elle porte une référence, par exemple
DEM-2026-0001). - Lisez le message, puis cliquez sur 🟠 Prendre en charge : l’habitant est prévenu automatiquement par e-mail que sa demande est en cours.
- Une fois la demande résolue, cliquez sur 🟢 Marquer traité : nouvel e-mail automatique à l’habitant.
- Besoin d’un récapitulatif ? Le bouton 📊 Exporter (CSV) télécharge toutes les réponses pour Excel.
#8.9 — Questions fréquentes
Je ne trouve pas de bouton « Nouveau formulaire ».
Il n’existe pas. Deux formulaires (Contact et Signaler un problème) sont créés d’office, et tout nouveau formulaire naît de l’activation d’une démarche en ligne (Chapitre 9). Vous pouvez ensuite le modifier librement.
Puis-je corriger ce qu’un habitant a écrit ?
Non : vous ne pouvez pas modifier le contenu d’une réponse, seulement faire évoluer son statut (ou la mettre à la corbeille). C’est voulu, pour garder la demande fidèle à l’original.
L’habitant est-il prévenu quand je change le statut ?
Oui, automatiquement par e-mail à chaque changement (s’il a laissé une adresse). Inutile de lui écrire séparément.
Comment afficher un formulaire dans une page ?
Collez le code [form:nom-du-formulaire] dans le contenu de la page.
Combien de temps les réponses sont-elles conservées ?
Par défaut 3 ans (réglable dans les Paramètres), puis elles sont supprimées automatiquement (RGPD). Certaines démarches « registre » sont au contraire conservées durablement.